- philipppetermann4
meHRdigital #3.5: Digitales Dokumentenmanagement für HR
Warum "pdf statt Papier" in Sachen Digitalisierung nicht ausreicht
Spätestens durch Corona und die dadurch ausgelöste, spontane Verlagerung der Arbeitsplätze ins Homeoffice wurde Vielen die Bedeutung der liebgewonnen Dokumente und Unterlagen noch bewusster.
Plötzlich fehlten vielen HR-lern*innen die ordentlich beschrifteten Personalakten, die unerreichbar im Büro im Schrank hingen. Auch Mitarbeitende haben sich die Frage gestellt, wie sie an ihre Gehaltsabrechnungen und Zeitnachweise kommen, die häufig am Monatsende papierhaft verteilt wurden. Spätestens beim Stellen von Anträgen oder dem Einreichen von Unterlagen wurde Kreativität notwendig: Vieles wurde plötzlich auch per Handy-Foto au dem E-Mail Weg akzeptiert.
Nur etwa die Hälfte der Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden haben eine Digitalisierungsstrategie für ihre HR-Prozesse umgesetzt und auch erst ca. 60 % der Unternehmen können ihre Personaldaten konsequent elektronisch verwalten. Daher dürfte es vielen Personaler*innen und auch Mitarbeitenden ähnlich wie oben beschrieben ergangen sein.
Und warum ist das Thema besonders für HR so relevant? Reichen die schnell und pragmatisch geschaffenen Lösungen denn nicht aus?
Gerade im HR-Umfeld sind dokumentenbezogen Prozesse sehr stark vertreten. Denn während des gesamten Employee Lifecycle müssen von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnis eine Vielzahl an Dokumenten und Unterlagen erstellt, verwaltet und archiviert werden. Nahezu alle dabei genutzte Daten sind hoch sensibel und unterliegen besonderen Datenschutzbestimmungen. Nachfolgend wird auf die Erstellung sowie die Verwaltung bzw. Archivierung näher eingegangen und wir zeigen Probleme aber auch Lösungsmöglichkeiten auf:
Erstellung von Dokumenten:
Die Erstellung der zahlreichen Dokumente im HR-Bereich erfolgt häufig manuell, z. B. klassisch über die Textverarbeitung, was den Prozess sowohl zeitaufwändig, als auch fehleranfällig macht. Denn in der Regel müssen diese Dokumente für jede Mitarbeiter*in individuell erstellt oder zumindest auf Grundlage einer Vorlage angepasst werden. Schnell kommt es hier zu Schreib- oder Kopierfehlern oder es wird statt der offiziellen Vorlage aus Bequemlichkeit das zuletzt erstellte Dokument verwendet und nur die Mitarbeiterdaten werden angepasst. Auch hier besteht die Gefahr, nicht die aktuellste Version zu verwenden oder Daten nicht korrekt zu ersetzen und sei es nur der falsche Name in der Fußzeile. Dazu kommt, dass diese manuelle Erstellung viel Zeit in Anspruch nimmt und somit unnötig hohe Ressourcen der Personalabteilung bindet. Ein gewaltiger Nachteil kommt hinzu: Die üblichen Textverarbeitungsprogramme bieten zumeist keine Funktionen, Absätze zu sperren und nur einzelne Passagen zur Änderung freizugeben. Das Dokument ist bearbeitbar, oder eben nicht. Somit ist es nicht mehr kontrollierbar, ob ein*e einzelne*r Bearbeiter*in Formulierungen geändert hat, die bewusst standardisiert (weil z. B. rechtssicher) gehören.
Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Daten:
Mittlerweile sind in fast jeder Personalabteilung gute System im Einsatz, die die Erfassung und Verwaltung der Personaldaten ermöglichen. Durch Self Services und die Anbindung von Vorsystemen können Daten von Mitarbeitenden und Bewerber*innen effizient erfasst, ergänzt oder auch anderweitig erhoben werden. So gut die Erhebung und Pflege mittlerweile auch funktioniert, so häufig besteht das Problem, die vorhandenen Daten wieder nutzbar und auswertbar zu machen. Das einfache und ansehnliche Ausgeben von Daten in Dokumente mit gutem Layout ist weiterhin selten Stärke der am Markt verfügbaren HR-Systeme.
Des Weiteren spielt - wie oben angedeutet - der Datenschutz eine zunehmend wichtigere Rolle bei der Verwaltung und Archivierung der Daten. Die Anforderungen der DSGVO, zum Beispiel auf Wunsch Auskunft über alle gespeicherten Daten der Beschäftigten erteilen zu müssen, dürften die meisten HR Abteilungen vor große, wenn nicht unlösbare, Herausforderungen stellen. Besonders wenn Daten mit den gängigen Office Anwendungen erstellt, und per E-Mail versendet werden, lässt sich nicht ermitteln, auf welchen diversen Netzlaufwerken oder gar lokalen Festplatten (Entwurfs-)Schreiben gespeichert und in welchen Mailpostfächern noch Dateianhänge schlummern.
Bringen Dokumenten-Management Systeme die Lösung?
Ein Dokumenten Management System (DMS) ist eine Software, die die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von diversen Dokumentenarten und deren Varianten ermöglicht. Darüber hinaus kann auch die Verteilung und die digitale Unterschrift der Dokumente über DMS-Systeme abgebildet werden. Der große Vorteil gegenüber einer reinen digitalen Dateiablage (beispielsweise auf dem Netzlaufwerk) ist, dass auch die Prozesse in einer DMS-Software standardisiert ablaufen und die Dokumente zentral gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Somit ist zum einen ein zeit- und ortsabhängiger Zugriff auf die Daten möglich und zum anderen haben DMS-Systeme in der Regel umfassende Such- und Filterfunktionen, um abgelegte Dokumente auch wiederzufinden. Ebenso können Dokumente verlinkt oder verknüpft werden, womit mehr Effizienz in den Bearbeitungsprozessen erzielt werden kann. In den Erstellungsprozess können Freigaberoutinen integriert werden, ohne dass das Dokument dafür versendet werden muss. Ein integrierter Editor stellt sicher, dass nur innerhalb der Lösung gespeichert wird, und nicht aus der Textverarbeitung heraus lokale Kopien abgelegt werden.
Aufgrund dieser Eigenschaften stellt ein gutes Dokumenten-Management System einen echten Mehrwert für das Personalmanagement und Mitarbeitenden dar.
Praktische Anwendungsgebiete für HR
Wie bereits festgestellt, gibt es gerade im HR-Umfeld sehr viele dokumentenbezogene Prozesse und es existieren viele praktische Anwendungsfälle für die Nutzung von Dokument-Management Systemen. Einige Beispiele mit hohem Potenzial wollen wir vorgestellen:
Workflows
Klassische Beispiele für Workflows sind digitale Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Auch Einverständniserklärungen, Kenntnisnahmen oder Teilnahmeerklärungen können workflowbasiert abgebildet werden. Da solche Prozesse in der Praxis häufig noch papierhaft erfolgen, oder Excel-Listen versendet werden, könnten unserer Einschätzung nach mindestes ein Drittel der HR-Dokumente durch eine konsequente Digitalisierung mittels Workflow komplett abgelöst werden. Hier gilt es, kritisch zu prüfen, ob das heutige Papierdokument mit Unterschrift wirklich noch als Dokument benötigt wird, oder nicht die reine Zustimmung über eine Maske im System, über die ein user seine Einwilligung bestätigt, ausreicht. Zahlreiche Anträge, die heute noch in Papierform oder als pdf ausgefüllt werden, könne auch als SelfServivce Maske realisiert werden. Das Dokument wird überflüssig.
Bescheinigungszentralen und automatische Dokumentenerstellung
Der Aufbau einer Bescheinigungszentrale ermöglicht den personalisierten Zugriff auf elektronisch erzeugte Bescheinigungen und Dokumente. Beispielhaft sind hier die Abrechnungsunterlagen, Zeitnachweise und weitere standardisierte Bescheinigungen wie die Arbeitsbescheinigung zu nennen, die zum Beispiel für die KiTa, die Bank oder viele andere Zwecke immer wieder von den Mitarbeitenden angefordert werden. Auch Teilnahmezertifikate für Trainings können so online bereitgestellt werden. Wird hier der konsequente Self-Service realisiert, entlastet dass die Administration im Personalservice spürbar.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist ein System zur zentralen und strukturierten Verwaltung sämtlicher Personal-Dokumente vom Recruiting bis zum Offboarding. Aufgrund der digitalen Form ist ein dezentraler Zugriff orts- und zeitunabhängig für alle berechtigten Personen möglich. So können Mitarbeitende, HR und Personalverantwortliche entsprechend ihrer Berechtigungen flexibel auf die für sie relevante Daten und Dokumente zugreifen. Moderne Systeme sind sehr übersichtlich gestaltet, es kann in den digitalen Akten "geblättert" werden und es können unterschiedliche Sichten definiert werden, so dass alle Mitarbeitenden, Führungskräfte, Gehaltsabrechner etc. volle Transparenz haben.
HR Wissensdatenbanken
Über Wissensdatenbanken kann HR den Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen und relevante Dokumente direkt verlinken. Eine gute und umfassende Wissensdatenbank, auf welcher sich Mitarbeitende viele Fragen und Anliegen oft selbst beantworten können, ist ein echte Zeitgewinn. Alle Unternehmensrichtlinien in ihrer aktuellen Fassung können hier abgelegt und die Kenntnisnahme - wie oben bereits erläutert - abgebildet werden.
Zeugnismanager
Arbeitszeugnisse können workflowbasiert und rechtssicher beantragt, erstellt, überarbeitet und freigegeben werden. Das Dokument wird systemseitig vorbefüllt mit den Daten der Mitarbeiter*in und der Stelle, Führungskräfte geben online Benotungen zu vergebenen Dimensionen ab, das Dokument generiert sich automatisch und kann auf Wunsch auch noch an dafür freigegebenen Stellen manuell angepasst werden.
Erstellung komplexer Verträge (Beispiel: Aufhebungsvertrag)
Ein konkretes Beratungsbeispiel aus unserer Praxis: Ein Unternehmen führt einen größeren Personalabbau durch und verhandelt zahlreiche Aufhebungsverträge. Die HR-Business Partner nutzen dafür eine Vertrags-Dokumentenvorlage. In den Gesprächen mit den Betroffenen werden dann individuelle Regelungen eingepflegt. Die finale Freigabe erfolgt über die jeweiligen Bereichsleitungen. Die Abbildung über die klassische Textverarbeitung würde zu Ineffizienzen und Risiken führen: Es ließe sich kaum überprüfen, welche Passagen geändert wurden und welche rechtlichen Folgen dadurch entstehen könnten. Ein tagesaktueler Überblick zum Status (prozessual und ökonomisch) wäre nicht gegeben und der Aufwand, die einzelnen Vertragsdaten hinterher für die HR-Administration und Entgeltabrechung aufzubereiten, wäre sehr hoch und nur manuell zu bewerkstelligen. Zudem würden diverse Vorversionen in E-Mail Postfächern von HR, vom Beschäftigten und der Führungskraft schlummern, was nicht DSGVO-konform wäre. Über ein DMS lassen sich all diese Probleme verhindern. Die HR-BP sind mit einem Tool ausgestattet, das dem emotional negativ besetzten Prozess nicht noch zusätzliche Hürden in den Weg stellt, sondern professionelles Arbeiten unterstützt.
Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Anwendungsgebiete denkbar, sprecht uns gerne an, wenn ihr Fragen zur Umsetzbarkeit spezifischer Szenarien habt.
Die Vorteile kurz zusammengefasst
Die Vorteile eines digitalen Dokumenten Managements für HR liegen durch die genannten Beispiele schon auf der Hand. Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Reduzierung der zahlreichen administrativen Tätigkeiten und der damit einhergehenden Effizienzsteigerung. Dadurch werden Freiräume für die eigentlichen Kernaufgaben geschaffen.
Außerdem wird die Prozesssicherheit und -transparenz durch digitale Prozesse erhöht und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.
Ein weiterer sehr wichtiger Vorteil ist die deutlich einfachere Einhaltung von Anforderungen der Compliance und der DSGVO. Gerade letztere sind ohne ein digitales Dokumenten-Management mit hinterlegten Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten kaum umsetzbar.
Um den Bogen zur Einleitung zu schlagen, ist natürlich auch die räumlich und zeitlich flexible Zugriffsmöglichkeit in einer modernen Arbeitswelt mit Homeoffice und Telearbeit unabdingbar und trägt nicht nur HR-intern sondern für alle Mitarbeitenden aufgrund der besseren Verfügbarkeit und der kürzeren Durchlaufzeiten zu einer besseren Kundenzufriedenzeit und Employee Experience bei.
Welche Lösungen gibt es am Markt?
Am Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener Anbieter für HR Dokumenten-Management Systeme mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und Konzepten. Einige Anbieter haben das Dokumenten-Management in ihre HR-Suite, eine Komplettlösung mit diversen Modulen für den Personalbereich, integriert. Es gibt jedoch auch Lösungen, die das Dokumenten-Management an bestehende Systeme anbinden können. Der Funktionsumfang ist teilweise recht unterschiedlich und sollte, je nach individueller Situation, Zielsetzung und Systemlandschaft betrachtet werden.
Exemplarisch seien hier einige Besonderheiten von Lösungen, die unserer Meinung nach einen echten Mehrwert und Differenzierung zwischen den Anbietern bieten, aufgezählt:
Eigene Konfiguration und Entwicklung: Die Möglichkeit, einfache Workflows oder gar komplexere Apps mittels Low Code- bzw. No-Code-Methoden mit überschaubarem Aufwand und ohne tiefe Programmierkenntnisse oder externe Entwickler selber umzusetzen und anzupassen
Systemübergreifende Dokumenterzeugung: Es kann auf verschiedene Datenquellen zugegriffen werden, um Dokumente zu erstellen, nicht nur innerhalb des HR-Bereiches, sondern auch bereichsübergreifend (Bspw.: Zugriff auf dezentral gespeicherte Daten wie spezifische Qualifikationen ("Kranführer-Zertifikat") oder Leistungsdaten aus operativen Systemen ("Vertriebs-Controlling") etc. und diese Kombinieren mit Daten aus dem HR-System
Daten und Dokumente getrennt voneinander speichern, um diese für andere Zwecke nutzbar zu machen (z. B. Benotung getrennt vom fertigen Zeugnis speichern um auch Durchschnittsnoten errechnen zu können)
Erhebung von Daten für (zukünftige) Mitarbeiter*innen, die noch nicht in anderen Systemen angelegt sind, jedoch später relevant werden können
Rückschreiben von Daten an das HR Core System
Unser Fazit
Die Potenziale eines integrierte Dokumenten-Management Systems für HR sind in vielerlei Hinsicht enorm. Effizienzsteigerung, Employee Experience und Prozesssicherheit hinsichtlich Qualität und Regulatorik sind in diesem Kontext nur einige relevante Schlagwörter. Es können durch die Vielzahl der Anbieter und Lösungen am Markt individuelle Anforderungen erfüllt werden. Somit sollte sich jeder HR Bereich mit dem Thema Dokumenten-Management beschäftigen.
Einen zentralen Punkt gilt es bei der Umsetzung auf jeden Fall zu beachten:
Ziel darf es nicht sein, papierhafte Dokumente 1:1 in ein Dokumenten-Management System zu übertragen! Nutzt die Chance, vorhandenen Prozesse und Dokumentenflüsse konsequent zu hinterfragen und mit der Einführung eines DMS wirklich neue Wege zu gehen. Aus dem bisherigen Papier ein (beschreibbares) pdf zu machen, ist zu kurz gesprungen und erschließt nicht die vorhandenen Potenziale!
Wenn das Thema digitales Dokumenten-Management für euch genauso relevant ist wie für uns, unterstützen wir Euch sehr gerne dabei, eine passgenaue Lösung zu finden, diese einzuführen und dabei das volle Potenzial auch zu erschließen!
Quellen/ Links
Techconsult GmbH, Studie: „Digitales Dokumenten Management – Ein Zugewinn an Effizienz in der Personalabteilung“ https://www.techconsult.de/digital-hr
Dokumenten-Management-System – Definition (30.09.2021) https://it-service.network/it-lexikon/dms-dokumenten-management-system
Martin Woßmann (15.03.2021) https://www.humanresourcesmanager.de/news/4-handlungsfelder-fuer-die-erfolgreiche-hr-digitalisierung-sponsored.html
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