meHRdigital: #2.3 HR Software

Was es als technische Basis für die digitale Transformation in HR braucht



Was ist eigentlich "HR Software"?


Eine HR-Software ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Optimierung der täglichen Personalaufgaben und der allgemeinen HR-Ziele einer Organisation. HR-Software ermöglicht es HR-Mitarbeitern und Managern, ihre Zeit und Ressourcen besser für produktivere und profitablere Aufgaben einzusetzen.²


So scheint die Abgrenzung von HR-Software recht eindeutig.

Allerdings erleben wir in den letzten Jahren eine zunehmende Nutzung von allgemeiner Unternehmenssoftware, um die o.g. Zwecke zu erreichen. Wir sehen Unternehmen, die ganz pragmatisch SelfServices mit Microsofts PowerAutomate und PowerApps umsetzten. Ist Microsoft365 damit auch eine HR-Software? Excel wurde (und wird) immernoch häufig für HR-Themen eingesetzt, bietet erfahrungsgemäß allerdings einen eher geringen Komfort und geringe Sicherheit. Durch neue Unternehmenssoftware, die nach kurzer Einarbeitung allerdings bereits Workflows, Datensicherung oder Apps abbilden kann, wird auch die Nutzererfahrung vor HR und MitarbeiterInnen immer besser.


Wenn man an HR-Software denkt, gilt es also mittlerweile auch, über die bekannten Markennamen hinauszuschauen und sich Gedanken zu machen, welche Software vielleicht die geringste Hürde für MitarbeiterInnen bietet oder welche Lizenzen vielleicht schon vorhanden sind und in welchen Bereich ein pragmatischer, schneller Ansatz besser funktioniert, als ein dedizierte Software. Das Ergebnis dieser Überlegungen und Entscheidungen bezeichnen wir als HR-IT-Strategie.



Einsatzbereiche von HR Software und Beispiele


Die im Folgenden genannten Software-Produkte stellen exemplarisch, dedizierte Anwendungen vor. Mit HR-Software-Suiten beschäftigen wir uns weiter unten. Es handelt sich nicht um direkte Empfehlung, die Beispiele sollen lediglich der Veranschaulichung dienen und wir haben keineswegs einen Anspruch auf Vollständigkeit.


Der bekannteste Bereich zum Einsatz von HR-Software ist sowohl in Konzernen als auch kleinen Unternehmen wohl die Personaladministration, -zeitwirtschaft & -abrechnung, quasi der Kern von HR. Darunter fällt beispielsweise auch die Abbildung der Unternehmensstruktur, die Personalakte oder das Vertragsmanagement. Hier ist meist durch Digitalisierung und Automatisierung das größte Sparpotenzial in den laufenden Kosten und ein großer Hebel zur Minimierung von Geschäftsrisiken durch Sicherstellung der Prozessqualität.

In vielen Unternehmen werden diese Prozesse und Aufgaben als auch wesentlichste der HR-Abteilung gesehen, sodass hier ein großes Augenmerk liegt.

Die bekanntesten Player sind hier sicherlich die Suite-Herstellen (s.u.). Software, deren Fokus auf HR-Core liegt, ist bspw. ADP Paisy, Pegasus Payroll & HR oder für kleinere Firmen die entsprechenden Module von Bitrix24, Datev oder lexoffice.


Oft wird auch das Workforce-Management, die Personalplanung als Teil der Personaladministration gesehen. Diese ist jedoch häufig sehr individuell und diese Individualität trägt auch zum Unternehmenserfolg bei, sodass man diese Bereich bei der Auswahl von HR-Software ggf. seperat betrachten sollte. ATOSS oder shyftplan sind passende Beispiele.


Viele Unternehmen nutzen eine dedizierte Software zur Mitarbeitergewinnung und deren Onboarding. Das bespielen relevanter Job-Börsen und die Abbildung eines Einstellungsprozesses unter Einbeziehung aller relevanten Player ist enorm wichtig, um schnelle und gute Kandidaten für das Wachstum des Unternehmens zu gewinnen. Softgarden oder dvinci stellen bspw. passende Software bereit.


Sind die MitarbeiterInnen an Board, gilt es sie zu entwickeln. Auf Learning & Development haben sich dabei bereits einige Software-Hersteller spezialisiert, wobei der sinnvolle Einsatz sehr von den Bedarfen und Strukturierung der Mitarbeiterschaft eines Unternehmens abhängt. Passende Software bieten beispielsweise Absorb, eloomi, SAP Litmos, edcast oder learnamp.


Talent- & Perfomance-Management sind erfolgskritisch und hängen unheimlich von Menschen, Kultur und Mindset der Akteure ab. Die falsche Software kann hier großen Schaden anrichten, wenn dadurch Talente übersehen oder gar die Falschen gefördert werden. Wenn eine gute Software gefunden und erfolgreich eingeführt wurde, kann der Effekt aber ebenso positiv sein und versteckte Talente werden entdeckt. Hier sind beispielsweise Talentsoft, HAUFE Talent Management zu nennen.

In diesen Bereich fällt auch das Thema Employee-Engagement, welches durch Software oft erst richtig messbar wird und in den Fokus vom Management und HR rückt. U.A. sind SAP Qualtrics, officevibe oder leapsome erfolgreiche Hersteller passender Lösungen.


HR-Controlling und Analysis wird in vielen Unternehmen unter 3.000 Angestellten häufig nicht oder sehr rudimentär betrieben. Allerdings können durch eine gute Software automatisierte Auswertungen große Beiträge zum Erfolg von Führungskräften, Recruiting-Maßnahmen oder dem betrieblichen Gesundheitsmanagement erreicht werden. Hierbei haben wir wenige dedizierte Hersteller neben den Suiten erlebt. Da es hauptsächlich um Datenbeschaffung und Aufbereitung geht, bieten sich durchaus auch Software wie Microsofts PowerBI oder Tableau an.


Ein Thema, das manchmal in HR angesiedelt ist, manchmal auch nicht, ist Travel-Management. Dennoch sollte man aufgrund vieler Schnittstellen zu HR-Daten, einen Blick darauf werfen, wenn man sich mit HR Software beschäftigt. Gerade bei Unternehmen mit nennenswerten Reisequoten liegt hier viel Zufriedenheit in einem konsistenten, digitalen Prozess und Geld in einer korrekten Kosten-Abrechnung. SAP Concur oder Expensify seien hier zwei Beispiele.



HR-Suite oder Best Of Breed


Neben den spezialisierten Lösungen gibt es auch sogenannte Suites: Modular aufgebaute Software, die versucht möglichst viele Belange eines Anwendungsgebiets zu bedienen.

Einige Suiten sind schon lange als solche am Markt (bspw. SAP HCM oder sage) und andere sind erst wenige Jahre bekannt (bspw. personio).

HRworks oder successfactors stehen exemplarisch für eine Software, die ursprünglich sehr spezifisch war (Reisekostenmanagement bzw. Learning & Talent) und sich dann zu einer recht umfassenden Suite entwickelte. Weiterhin seien an dieser Stelle auch Avature, Ceridian und bamboo hr als etablierte Software genannt.


Nun unterscheid man grundsätzlich zwischen zwei Modellen bei der Auswahl von HR-Software: Suiten als All-in-one-Lösung oder Best of Breed. Letzteres beschreibt den Versuch, sich zu jedem Anwendungsgebiet die beste Software zu suchen und diese verschiedenen Applikationen zu integrieren, statt sich auf einen Hersteller zu verlassen.


Bei einem näheren Blick auf die Suiten ist es meist so, dass nur wenige wirklich alle beschriebenen Einsatzbereiche von HR-Software abdecken. Häufig müssen hier Kompromisse gemacht, wenn nicht sogar ergänzende Softwareprodukte bezogen werden. Klassischerweise bieten Suiten den Vorteil, dass die Integration zwischen den Modulen bereits mitgeliefert wird: Ein Bewerber wird bei Einstellung automatisch an die Stammdaten-Verwaltung und das Vertragsmanagement übertragen und absolvierte Zertifikate können direkt als Qualifikaton im persönlichen Profil sichtbar werden.

Dabei wird auch die Integration von Software anderer Hersteller, s.g. Drittanbietern, immer besser und zunehmende durch APIs (technologische Schnittstellen, gegen die progammiert wird) standardisiert.

Man kann also durchaus eine Suite beziehen und sich für seine wichtigsten Anwendungsfälle dennoch ein SaaS-Produkt aussuchen und dieses entsprechend integrieren.


Leistungsfähige, klar definierte und durchdachte Integration innerhalb, von und zu HR-Software ist ein häufig unterschätztes Thema. Hier entstehen häufig semi-automatisierte und fehleranfällige Schnittstellen, worunter Datenqualität, -aktualität und auch die Effizienz eines Systemlandschaft leiden können. Das macht nicht zuletzt auch die Anwender und die betroffenen mürbe, denn wer erfasst schon gerne seine Daten manuell in einem Tool für Learning, einem Feedback, der Stammdatensoftware, dem social intranet, dem Adressbuch und muss alle Daten wieder ausfüllen, wenn ein neues Notebook beantragt.



Die Rolle des Standorts

Cloud, onPremise, private cloud? Datenverarbeitung in USA, Irland oder doch nur in Deutschland?


Gerade kleine Softwareprodukte gibt es meist nur noch als SaaS-Produkt in der Cloud - und häufig hat man nicht die Wahl des Serverstandortes, wenn man sich auf ein konkretes Produkt festgelegt hat.


Suiten dagegen sind oftmals zumindest als private Cloud oder sogar als onPremise-Lösung im eigenen (oder ausgelagerten) Rechenzentrum abbildbar.


Neben Kosten, Skalierbarkeit und Sicherheit, spielen die IT-Strategie des Unternehmens und die Compliance eine ebenso wichtige Rolle wie Support und Aktualität des Tools. Selbst das beste Tool auf dem eigenen Rechner birgt hohe Risiken und Nachteile, wenn es jahrelang nicht aktualisiert wird.


Dabei stellt sich oft heraus, dass eine einzige Lösung selten alle Anwendungsbereiche zur Zufriedenheit abdeckt (s.o.) oder gerade sehr kritische Prozesse, wie die Entgeltabrechnung, häufig noch gerne im "eigenen Haus" behalten werden.


Hybride Szenarien, also Modelle in denen SaaS mit onPremise Software kombiniert und integriert wird, sind daher recht häufig anzutreffen.



Und wo fangen wir jetzt an?


Darauf gibt es natürlich erstmal keine einfache Antwort. Es hängt sicher stark davon ab, wo ihr als Unternehmen und als HR-Abteilung steht und was ihr Euch strategisch vornehmen wollte. Wenn ihr beispielsweise ein klares Kostenreduktionsziel habt, stellt sich ein HR-IT-Strategie-Projekt sicher anders dar, als wenn ihr das Employer Branding stärken oder den Anteil qualitativer HR-Arbeit steigern möchtet.


Wirksamkeit ist uns wichtig. Daher raten wir in der Regel von langen Analysephasen und IST-Prozessaufnahme auf kleinster Ebene ebenso ab, wie von einem großen, umfassenden Anforderungskatalog.

Wir empfehlen stattdessen, sich Fokuspunkte zu setzen und Rahmenbedingungen zu klären:

  • Welche HR-Bereiche sind für uns in den kommenden Jahren entscheidend?

  • Wie zahlt HR auf die Unternehmensstrategie ein?

  • Welchen Einfluss hat die IT-Strategie?

  • Was wollen wir lokal machen, was lokal, was standardisiert und was darf davon abweichen?

  • Was läuft heute schon digital und gut und was können wir daraus lernen?

Aus diesen und ähnlichen Fragen ergibt sich ein Gesamtbild. Zusammen mit einer Prozessaufnahme auf oberster Eben kann man damit mögliche Szenarien erarbeiten - erst einmal ohne konkrete Softwarehersteller. In Workshops mit dem Projektteam verfeinert man die Szenarien, prüft konkrete Softwareprodukte und erarbeitet eine Zielbild und eine Roadmap für die HR-Software Eures Unternehmens.


Mit diesem Bild, kann man dann auch in kleinen Schritten, schnelle Erfolgserlebnisse generieren, ohne sich selbst Steine in den Weg zu legen.


Ihr startet Eure Reise der digitalen Transformation und habt dabei stets die neuen Ufer im Blick.


Bei der Analyse und der Szenarienarbeit, ist es wichtig, auch immer wieder einen Schritt herauszutreten und zu prüfen, ob der Kontext und das Gesamtbild stimmig ist. Als Validierungsroutine kann man die Bereiche unserer HR-Blume durchgehen und diskutieren, wie die aktuellen Erkenntnisse sich verbinden lassen.



Quellen / Links:

Russell, Stuart J.; Norvig, Peter (2009). Artificial Intelligence: A Modern Approach

https://www.talespin.com/copilot

² Philipp Klein (2020) https://hrtalk.de/hr-software-definition/

Dr. Andreas Bergler (2018) https://www.it-business.de/was-ist-best-of-breed-a-769845/

René Klein (2021) https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/personal/hr-software-vergleich/


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